Mit der Planung einer Gemeindefreizeit fangt ihr am besten neun bis zwölf Monate vor dem Termin an – vor allem, weil gute Freizeitheime in den Ferienzeiten ein Jahr im Voraus vergeben sind. Eine Gemeindefreizeit ist organisatorisch ein kleines Projekt mit einem sehr festen Termin. Was sie kompliziert macht, ist nicht der Aufwand, sondern die Reihenfolge: Manche Dinge müssen ein Jahr vorher entschieden sein, andere erst zwei Wochen davor.
Bei Good-Natured begleiten wir Gemeinden bei Freizeit-Shirts – und sehen dabei immer wieder, dass genau diese Reihenfolge den Unterschied macht. Dieser Zeitplan sortiert alles, von der Hausbuchung bis zum Infobrief.
„Eine Freizeit scheitert nie am Programm. Sie scheitert daran, dass das Haus schon weg war.“
Wann fängt man mit der Planung einer Gemeindefreizeit an?
Zwölf bis neun Monate vor dem Termin.
Haus buchen. Der einzige Schritt, der wirklich früh passieren muss. Gute Häuser sind in den Ferienzeiten ein Jahr im Voraus vergeben.
Termin festlegen und mit anderen Gemeindeterminen abgleichen.
Grobe Kalkulation. Was kostet es pro Person? Gibt es einen Zuschuss für Familien?
Sechs Monate vorher
Team zusammenstellen. Wer macht Programm, wer Küche, wer Kinderbetreuung, wer Finanzen?
Thema festlegen. Früh genug, damit Referenten Zeit haben.
Anmeldung öffnen. Mit Anzahlung – das reduziert Absagen spürbar.
Drei Monate vorher
Programm grob planen. Einheiten, freie Zeit, ein Ausflug, ein Abend, an dem nichts geplant ist.
Kinderbetreuung klären. Der Punkt, der über die Teilnahme von Familien entscheidet.
Fahrgemeinschaften organisieren.
Shirt-Design starten, falls das Motiv erst gemeinsam entstehen soll. Mit Muster und Designprozess dauert es bis zur Lieferung etwa 11 bis 16 Wochen.
Zwei Monate vorher
Freizeit-Shirts bestellen, falls gewünscht. Mit fertigem Design dauert es bei Good-Natured rund sieben bis acht Wochen bis zur Lieferung – zwei Monate vorher ist also die letzte sinnvolle Grenze. Die Größenabfrage läuft parallel zur Anmeldung. Wie das im Detail abläuft, erklärt der Leitfaden Gruppen-Shirts für Gemeinde und Freizeit.
Einkaufsliste und Küchenplan.
Teilnehmerliste final. Danach wird es teuer, noch etwas zu ändern.
Ab 25 Stück, frei kombinierbar, mit fertigem Design ca. 7–8 Wochen – Anfrage an b2b@good-natured.com.
Zur B2B-Seite ↗Zwei Wochen vorher
Infobrief an alle. Anfahrt, Packliste, Zeiten, Kontakt für Notfälle.
Zimmerverteilung. Vorher, nicht bei der Ankunft im Flur.
Material packen. Technik, Spiele, Bastelsachen, Erste-Hilfe-Set – und ein paar Stoffbeutel für Kleinkram, etwa aus unserer Kollektion Beutel.
Was man erst beim zweiten Mal weiß
Freie Zeit einplanen. Ein durchgetaktetes Programm fühlt sich nach Schule an. Der halbe Nachmittag ohne Plan ist oft der, von dem hinterher erzählt wird.
Ankunft und Abreise kosten je einen halben Tag. Wer den Freitagabend voll verplant, verplant ihn zweimal.
Es gibt immer Heimweh. Bei Kindern und manchmal bei Erwachsenen. Eine Person, die dafür zuständig ist, hilft mehr als ein gutes Programm.
Der letzte Abend ist der wichtigste. Dafür lohnt es sich, Kraft aufzusparen.
• Eine Person für das Haus – Schlüssel, Hausmeister, Schadensmeldungen.
• Eine Person für Geld – Kasse, Belege, Abrechnung.
• Eine Person ohne Aufgabe – die mit Zeit für Gespräche. Die wertvollste Rolle und die, die am häufigsten wegfällt.
Fazit
Haus ein Jahr vorher, Team ein halbes, Shirts zwei Monate (mit Designprozess drei bis vier), Infobrief zwei Wochen. Wer diese Termine einhält, hat den organisatorischen Teil erledigt – und kann sich um den kümmern, um den es eigentlich geht. Wenn Freizeit-Shirts dazugehören sollen, beraten wir euch bei Good-Natured gern persönlich: Teamkleidung und Merch anfragen.
Häufige Fragen
Was kostet ein Freizeit-Shirt?
Ein T-Shirt aus 100 % Bio-Baumwolle mit zwei einfarbigen Drucken kostet bei Good-Natured 16,50 € ab 50 Stück und 15,00 € ab 100 Stück, jeweils netto zzgl. MwSt. und Versand. Ein Hoodie liegt bei 33,50 € bzw. 31,50 €.
Wie viele Shirts sollten wir bestellen?
Die Mindestmenge liegt bei 25 Stück und darf sich auf verschiedene Produkte verteilen. Plant einen kleinen Puffer in den gängigen Größen ein – und wenn später noch Leute dazukommen, kann jederzeit nachproduziert werden.
Können Teilnehmende ihr Shirt selbst bestellen?
Ja. Im Premium-Paket bekommt eure Freizeit einen eigenen Onlineshop, in dem alle selbst bestellen und bezahlen. So muss niemand Geld und Größen einsammeln.
Mindestmenge, Preisbeispiele, die drei Pakete und der Ablauf in sechs Schritten.
Zum Leitfaden ↗
